Gérer son temps et ses priorités comme un pro : les 12 meilleures méthodes

Cadran de montre

Avez-vous parfois l’impression de courir après le temps, d’être stressé(e) à cause de votre charge de travail, de vous sentir coupable de ne pas avancer dans vos projets ou de ne pas passer assez de temps avec vos proches parce qu’il manque quelques heures dans vos journées ?

Gérer son temps et ses priorités n’est pas toujours facile. C’est pourquoi j’ai fait beaucoup de recherches cette semaine et j’ai trouvé 12 méthodes pour vous aider à gérer votre temps au travail, définir vos priorités et améliorer votre organisation, notamment grâce à des livres et à des applications.

Bonne lecture !

Qu’est-ce que ça veut dire “gérer son temps” ? Définition

On peut définir la gestion du temps comme le fait d’utiliser le temps disponible de manière optimale pour accomplir des tâches et avancer dans ses projets tout en gardant du temps pour soi et pour ses proches.

Bien gérer son temps, c’est garder en tête ses priorités et éviter de procrastiner. Cela implique également le refus ou l’abandon de certaines tâches qui ne sont pas prioritaires pour pouvoir libérer du temps et de l’énergie pour ce qui compte.

Il est donc nécessaire de savoir ce qui est important, quelles sont ses priorités et ses objectifs pour pouvoir gérer son temps efficacement.

12 méthodes pour gérer son temps et ses priorités au travail

Illustration de 12 méthodes pour gérer son temps

1. La méthode Pomodoro

Comme expliqué dans cette vidéo, la méthode Pomodoro consiste à découper sa journée de travail en sessions de 25 minutes séparées par des petites pauses.

La clé est d’être très concentré(e) pendant ces sessions de 25 minutes. Il s’agit donc d’éviter toutes les distractions possibles :

Dès que vous vous laissez distraire par votre smartphone ou que vous faites autre chose que votre tâche (oui, même en allant “juste” manger un biscuit 🍪), vous devez remettre le compteur à zéro car vous avez échoué à votre session.

Faites donc une to-do list pour votre journée et évaluez le nombre de sessions de 25 minutes nécessaires pour chaque tâche (ou le nombre de tomates, comme c’est d’un minuteur en forme de tomate qu’est née la théorie).

Vous pouvez prendre une pause de 5 minutes entre chaque session. Les pauses sont l’occasion de marcher un peu, de prendre l’air, de boire un grand verre d’eau…

Évitez de passer votre pause sur Tiktok. C’est moins bon pour la santé et vous risquez très fort de transformer 5 minutes en une session de scroll de 30 minutes. Revenez ensuite à votre bureau pour commencer votre deuxième tomate.

Après 4 tomates, vous avez droit à une pause de 15 à 20 minutes, histoire de déconnecter un peu plus.

Gérer son temps avec la méthode pomodoro fonctionne bien parce que 25 minutes est une période assez longue pour rester concentré et efficace, mais aussi assez courte pour éviter d’être découragé.

Elle vous donne aussi une vision très claire sur la manière dont vous utilisez votre temps et elle vous permet de vous concentrer sur vos “sous-tâches” plutôt que sur un gros projet, ce qui rend l’expérience plus motivante.

Les applications Pomodoro Timer, Pomofocus et Focus Keeper peuvent vous aider à appliquer la méthode Pomodoro.

2. La méthode Pareto

Le principe de la méthode de Pareto est le suivant : 20% de votre temps et de vos efforts vous apportent 80% de vos résultats. C’est d’ailleurs ce principe qui est utilisé dans le livre La semaine de 4 heures de Timothy Ferris.

L’idée est donc que 20% des causes créent 80% des conséquences, 20% de matière représente 80% des résultats des examens, 20% des personnes possèdent 80% des richesses, etc.

Le but est donc d’identifier les 20% de vos efforts ou de votre travail qui génèrent les 80% de résultats.

Cela peut être ces deux clients qui vous rapportent énormément, cet employé dont le travail impacte 4 fois plus votre business ou ces trois vidéos qui font bien plus de vues que les 15 autres sur votre chaîne Youtube.

Lorsque vous avez identifié quels sont les 20% qui vous rapprochent le plus de vos objectifs, il s’agit de les mettre en priorité et de libérer plus de temps et d’énergie pour ces tâches.

Cela vous permettra de beaucoup mieux rentabiliser votre temps car vous pourrez transformer votre 20% en 25% puis en 30% afin de générer bien plus de résultats.

Bien sûr, gérer son temps avec la loi de Pareto ne peut pas s’appliquer à toutes les activités. En étant créatif(ve), vous pouvez cependant créer un aspect de votre activité dans lequel vous pourrez utiliser cette loi.

3. La méthode Eisenhower

L’idée de la méthode Eisenhower consiste à distinguer ce qui est urgent de ce qui est important. Par exemple, préparer le post de demain pour les réseaux sociaux qui annonce la sortie de votre nouveau produit, c’est urgent et important.

Lire ce nouveau livre sur l’astrologie parce que vous voulez vous reconvertir en astrologue, c’est très important, mais pas très urgent.

Regarder cette incroyable vidéo d’un écureuil qui mange une noisette sur Tiktok, c’est ni urgent, ni important.

Pour gérer votre temps selon la méthode Eisenhower, dessinez un petit carré divisé en quatre parties comme ceci :

Tableau de la méthode Eisenhower

Chaque séparation représente un degré d’urgence et d’importance pour chacune de vos tâches. Complétez donc votre tableau avec les tâches de votre to-do list pour avoir une vision claire de ce que vous devez faire en priorité.

Commencez évidemment par les tâches qui sont importantes et urgentes (le premier carré). Le but est de prendre tout le temps nécessaire pour terminer ces tâches avant de passer à la suite.

Ensuite, planifiez et organisez vos tâches importantes et non-urgentes (le deuxième carré). Idéalement, vous passerez quelques minutes chaque jour dans ce cadre pour avancer petit à petit sans perdre de vue vos objectifs.

Vos tâches urgentes et non importantes (le troisième carré) peuvent souvent être déléguées, ce qui vous permet de libérer du temps tout en sachant que ces tâches seront faites.

Les tâches non-urgentes et non-importantes (le dernier carré) sont à considérer comme une perte de temps. Elles ne devraient donc pas faire partie de votre journée de travail… Gardez donc ces activités pour les pauses 😉.

4. La loi de Parkinson

Le principe de la loi de Parkinson est très simple : une tâche prendra le temps que vous lui accordez. Qu’est-ce que ça veut dire ?

Si vous avez une journée pour préparer un post Facebook qui annonce la sortie d’un nouveau produit, il vous faudra une journée pour le faire. Le fait d’avoir beaucoup de temps pour réaliser une tâche nous pousse à procrastiner et à ralentir.

D’ailleurs, lorsque l’on réalise une tâche à une vitesse incroyable et qu’on se dit “wow, je n’aurais jamais cru pouvoir terminer à temps !” c’est simplement une manifestation de la loi de Parkinson.

Donc si vous désirez utiliser cette loi pour gérer votre temps et réaliser beaucoup plus dans vos journées de travail, commencez par vous donner une durée limitée pour chaque tâche.

Attention, je ne vous conseille pas de vous dire “je vais travailler sur ce dossier pendant une heure, puis sur un autre pendant deux heures.” La loi de Parkinson, c’est se dire “Cette tâche DOIT être terminée dans 30 minutes !”.

Il s’agit donc de s’imposer des deadlines et de ne pas se laisser d’autre choix que de les respecter.

5. Le Time Blocking

Le time-blocking est une méthode qui consiste à bloquer son temps (sans blague 🙄) pour des tâches spécifiques. Nous en avons notamment déjà parlé dans l’article Atteindre et dépasser ses objectifs.

On peut voir le time-blocking comme une manière d’utiliser la loi de Parkinson à votre avantage.

Tout d’abord, pour utiliser la méthode du time-blocking, il vous faut une to-do list. Ensuite, déterminez quelles tâches sont très importantes et quelles tâches le sont un peu moins (vos tâches prioritaires et vos tâches secondaires).

Lorsque vous avez établi l’ordre des priorités dans vos tâches, déterminez à quel moment de la journée vous êtes le plus efficace.

Maintenant, prenez une feuille et des jolis crayons de couleur pour placer vos blocs dans votre emploi du temps.

Commencez par placer les blocs d’obligations sur lesquels vous n’avez pas d’influence, c’est-à-dire vos rendez-vous fixés à l’avance, par exemple.

Placez ensuite vos blocs prioritaires dans les moments où vous avez le plus d’énergie. Essayez d’en faire des blocs d’1h30, car il est difficile de rester réellement concentré plus longtemps.

Après cela, placez vos blocs secondaires aux moments où vous êtes un peu moins en forme, mais quand même assez pour faire du bon travail sans trop vous plaindre dans votre tête.

Placez ensuite un bloc pour les tâches récurrentes au moment de la journée où vous êtes moins efficace. Ce sera le moment où vous ouvrez votre boîte mail, ou vous répondez aux messages de vos collègues.

Enfin, créez un bloc d’une petite heure pour les imprévus à la fin de votre journée pour réaliser le travail… que vous n’aviez pas prévu.

Comme pour la méthode de pomodoro, le time-blocking vous donne une vision claire de la manière dont vous utilisez votre temps et vous permet de l’optimiser.

Les applications Toggl et Sunsama sont faites pour vous aider à utiliser le Time Blocking.

6. La méthode du Rapid Planning

La méthode du rapid planning a été créée par Tony Robbins et permet de gérer son temps et ses priorités de manière efficace. L’idée principale est de se débarrasser de tout ce qui n’est pas essentiel dans sa journée en se focalisant avant tout sur le “pourquoi”.

Pour ce faire, déterminez ce que vous souhaitez accomplir et pourquoi : peut-être voulez-vous avoir 5 nouveaux clients à la fin du mois pour faire augmenter votre chiffre d’affaires, ou terminer votre roman cette année pour impacter plus de vies.

Élaborez ensuite un plan d’action pour chaque but avec des étapes concrètes. Contrairement à la to-do list, ce plan vous permet d’avancer dans un projet à la fois en gardant toujours en tête les raisons pour lesquelles ces tâches sont nécessaires.

L’application RPM-lite vous permet d’utiliser cette méthode de gestion de temps.

Tableau de la méthode Rapid Planning

7. La métaphore du bocal

La technique du bocal est à voir comme une métaphore pour visualiser sa gestion du temps et des priorités. Comme expliqué dans cette vidéo, le bocal vide représente une journée et les objets sont vos activités.

Les gros objets qui prennent de la place sont les tâches importantes, comme l’écriture de ce roman dont vous parlez sans cesse, le fait de vous remettre au sport ou de lancer votre business.

Les objets moyens sont les tâches que vous devez accomplir pour vivre votre vie, c’est-à-dire ranger votre maison, aller au travail, faire des courses, nourrir votre chat,…

Les objets tout petits sont des activités qui ne sont pas très importantes, comme regarder vos réseaux sociaux ou des vidéos sur Tiktok ou regarder trois épisodes de Netflix le soir avant d’aller dormir.

Si vous remplissez votre bocal avec les objets tout petits et moyens d’abord, vous n’aurez aucune place pour les gros objets. C’est d’ailleurs pour cela que vous vous direz “j’aimerais me remettre au sport, mais je n’ai pas le temps !”.

Cependant, si vous placez vos gros objets dans le bocal en premier lieu, vous aurez également la place pour y ajouter vos objets moyens et les tout petits objets pourront se faufiler dans les petits trous qu’il reste.

Autrement dit, pour avoir le temps de vous lancer dans vos projets importants, vous devez en faire une priorité. Au lieu de dire “je n’ai pas le temps d’écrire mon roman.” Dites plutôt “écrire mon roman n’est pas une priorité parce que je préfère regarder des séries.”

Il n’y a pas de mal à voir Tiktok, Instagram et Netflix comme des priorités, mais rendez-vous compte que si vous trouvez le temps pour ces activités, vous pouvez trouver le temps pour vos projets de vie.

8. La méthode du crapaud 🐸

Cette technique de productivité, de lutte contre la procrastination et d’optimisation du temps vient du livre Avalez le crapaud de Brian Tracy.

Le principe est très simple : la plupart du temps, on procrastine, on prend toute la journée pour accomplir une tâche qui devrait prendre une demi-heure, on traîne… parce qu’on n’a tout simplement pas envie d’accomplir cette tâche.

Si cette tâche est réellement importante (et elle l’est probablement, sinon vous ne seriez pas en train de la redouter et de la repousser depuis des heures), faites-la dès le matin.

Lorsque vous faites votre tâche désagréable dès le matin, vous avez toute la journée pour travailler tranquillement sur vos autres projets, pour ne plus penser à ce qui vous attend et pour apprécier les petites fleurs dans votre jardin.

Cela vaut autant pour les tâches professionnelles, que vous devez donc effectuer dès que vous allumez votre ordinateur (faites-les le plus vite possible et mettez un chronomètre pour en faire un jeu), ou les tâches plus personnelles comme aller courir ou aller à la salle.

L’important est de se débarrasser le plus tôt possible de toutes vos tâches désagréables pour pouvoir utiliser le reste de votre journée pour des choses qui vous rendent heureux(se).

9. La méthode “Oui ! ou non.”

Cette méthode vient du livre Comment décider de Derek Sivers. L’idée est d’apprendre à refuser certains projets dans le but de gagner du temps et de l’énergie.

Que ce soit au travail ou dans votre vie privée, il y a certainement plein de projets, d’événements et de réunions auxquelles vous n’avez pas envie de participer, mais vous acceptez par peur de paraître impoli(e) ou par peur de la confrontation.

Si vous refusez ce rencard avec cette personne qui ne vous plaît pas tellement, vous libérez votre soirée pour avancer dans votre projet d’entreprise !

Si vous refusez un client parce qu’il ne vous rapportera pas tellement d’argent en fin de compte, vous aurez plus de temps pour cet autre client qui est prêt à collaborer beaucoup plus avec vous !

La clé est d’observer votre réaction face aux opportunités : si vous pensez “Wow, c’est génial !” alors acceptez. Si par contre vous pensez “mouais… pourquoi pas.” alors il vaut mieux dire non.

Lorsque vous refusez ce qui ne vous enchante pas, vous laissez de la place dans votre vie pour les projets qui sont réellement importants pour vous.

10. Suivez une formation

Comme pour tout, gérer son temps est quelque chose que vous pouvez apprendre. Nous ne sommes pas tous nés avec un talent naturel d’organisation.

Les organismes comme Qualitytraining en Belgique, CNFCE en France et Orientation en Suisse proposent notamment des formations pour gérer son temps et les priorités dans le travail.

Ceci dit, la première chose à faire pour apprendre à gérer votre temps est d’apprendre à décider quelles sont vos priorités et les projets qui sont réellement importants pour vous.

C’est précisément pour cela qu’Es Sense, la société de développement personnel et professionnel nr. 1 en Belgique, a créé les Clés du Succès, un événement de trois jours qui rassemble près de 800 personnes à chaque édition.

Lors de ce séminaire qui a lieu deux fois par an à Bruxelles, vous serez formé(e) par Pierre Sornin et Étienne Van de Kerckhove, deux entrepreneurs belges à grand succès qui vous partageront ce que leurs années d’expérience dans l’entrepreneuriat leur ont appris.

Vous y apprendrez tous les secrets d’une gestion du temps efficace, mais aussi à élaborer des projets ambitieux, à croire en vous et à être plus efficace que jamais pour booster votre carrière.

Envie de participer aux Clés du Succès ? Profitez de 20% de réduction sur votre place grâce au code promo CDS20.

11. Levez-vous plus tôt

Comme expliqué dans le livre Miracle Morning de Hal Elrod, cela paraît relativement évident, mais vous pouvez gagner une heure en vous levant une heure plus tôt (si, si, je vous jure).

Si vous n’avez plus l’énergie nécessaire pour aller au sport ou pour avancer dans votre projet d’entreprise après votre journée de travail, essayez de faire ce choses-là avant votre journée de travail.

Cela rejoint l’idée du crapaud et du bocal : en avançant dans ce qui est réellement important dès le matin, vous n’aurez plus à y penser pendant le reste de la journée. Mettez donc votre réveil à 5h30 s’il le faut, allez courir ou passez une heure à écrire ce roman chaque matin.

Vous aurez probablement besoin d’aller dormir plus tôt le soir, mais avez-vous réellement une montagne de tâches importantes à réaliser après 22h ? Je ne crois pas.

12. Achetez-vous du temps

Vous pensez que l’argent ne peut pas acheter le temps ? Détrompez-vous.

Si la raison pour laquelle vous ne trouvez pas le temps d’avancer dans vos projets est que vous devez tondre la pelouse, faire le ménage, les courses et les lessives, j’ai une bonne nouvelle pour vous : vous pouvez payer quelqu’un pour faire ça pour vous.

Certains vous diront “m’enfin, c’est ridicule de payer quelqu’un alors que tu pourrais faire ça toi-même !” en effet. Vous pourriez tout faire vous-même.

Vous pourriez aussi passer le reste de votre vie à courir derrière le temps et à ne jamais arriver à bout de vos projets et à toujours remettre à plus tard le lancement de votre entreprise… mais ce n’est pas ce que vous voulez.

La raison pour laquelle Kim Kardashian ne tond (probablement) pas elle-même la pelouse de son jardin, est tout simplement qu’elle paye d’autres personnes pour le faire. C’est pour cela qu’elle a plusieurs marques, sa série de télé-réalité et est multimillionnaire.

Prenez donc un moment pour calculer combien 4 ou 5 heures chaque semaine pourraient vous rapporter si vous pouviez déléguer quelques tâches. Si vous pouvez gagner une somme plus importante que le coût d’engager quelqu’un, vous avez votre solution.

Cela vaut bien sûr aussi si vous avez déjà un business et que vous ne vous en sortez pas dans votre paperasse ou dans la gestion de vos réseaux sociaux.

Quelque soit la tâche que vous n’appréciez pas faire, vous trouverez toujours quelqu’un qui se fera une joie de le faire mieux que vous sur Fiverr ou Upwork, par exemple.

Conclusion

On peut voir l’art de gérer son temps comme une combinaison de deux éléments : il faut se débarrasser de la procrastination et il faut connaître ses priorités.

Le time-blocking, la méthode Pomodoro, de Pareto et la loi de Parkinson sont des outils anti-procrastination très efficaces. La méthode Eisenhower et celle du bocal sont des exemples d’outils pour vous aider à déterminer vos priorités.

S’il y a une chose à retenir de cet article, c’est que “je n’ai pas le temps” n’est pas une excuse valable pour ne pas avancer vers vos objectifs.

Si vous avez le temps de lire un article sur la gestion du temps, vous avez le temps de travailler sur votre projet pendant quelques minutes.

Pour profiter de la meilleure formation pour définir vos priorités et vos objectifs tout en apprenant à croire en vous et à faire le plein de motivation, venez aux Clés du Succès.

Il s’agit du séminaire de développement personnel et professionnel à ne surtout pas manquer pour tous ceux qui veulent utiliser leur temps pour faire une vraie différence, pour créer des projets qui comptent et pour atteindre tous leurs objectifs.

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Photo portrait Mathilde Nootebos

Mathilde Nootebos

Rédactrice web

Je m’appelle Mathilde et mon job est d’embellir votre journée avec des articles sur le développement personnel. Auteure d’un blog sur les relations amoureuses, et passionnée de développement personnel depuis plusieurs années, je me fais un plaisir de parcourir ce vaste domaine pour écrire les meilleurs articles possible.

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