Le Time Blocking : comment booster sa productivité en 4 étapes

Vous avez certainement déjà entendu parler du Time Blocking, cette méthode miracle qui permet à Elon Musk d’atteindre tous ses objectifs… mais comment ça marche exactement ?

Découvrez les 4 étapes qui vous permettront d’organiser votre journée de travail sans laisser les imprévus gâcher votre productivité et sans vous laisser submerger par la quantité de travail à réaliser. Bonne lecture !

Qu’est-ce que le Time Blocking et pourquoi l’utiliser ?

Le Time Blocking est une méthode de gestion de tâches qui vous permet de planifier votre journée à l’avance grâce à des blocs de temps prévus pour vos activités.

En fait, on peut voir le Time Blocking comme une forme d’emploi du temps, mais un peu plus élaborée que ce que vous receviez à l’école. Elle repose sur la loi de Carlson :

Cette méthode est excellente si vous avez tendance à vous sentir submergé(e) par vos to-do lists, si vous avez des difficultés à prioriser vos tâches ou encore si vous vous laissez facilement déranger par les imprévus et par les vilaines distractions.

Le Time Blocking serait d’ailleurs utilisé par des personnalités connues pour être particulièrement productives, comme Elon Musk, Bill Gates, Benjamin Franklin et même Léonard De Vinci (qui n’appelait probablement pas sa méthode “Time Blocking”).

Autant dire que, si le Time Blocking est suffisamment efficace pour eux, ça l’est certainement pour vous aussi !

Comment utiliser la méthode du Time Blocking ? Les 4 étapes

1. Faites le point sur votre emploi du temps

La première chose à faire lorsque vous vous lancez dans une nouvelle méthode de travail, c’est de faire le point sur votre situation actuelle…histoire de comprendre ce qui ne va pas exactement. 🧐

Prenez donc le temps d’identifier le problème :

• Vous avez l’impression que 24 heures, c’est beaucoup trop court ?
• Vous passez des heures à regarder votre écran… sans produire beaucoup de travail ?
• Vous passez votre temps à répondre aux demandes de votre équipe, de vos collègues et de votre chat, ce qui ne vous laisse pas le temps de réaliser votre propre travail ?
• Alors que vous venez de vous plonger dans une tâche, vous vous rendez compte qu’un autre projet demande aussi votre attention et vous ne savez plus où donner de la tête ?

Lorsque vous pouvez mettre le doigt sur le problème, vous pouvez beaucoup plus facilement voir vos progrès et ajuster votre emploi du temps si besoin.

2. Connaissez vos moments de productivité

Avant de commencer à planifier votre journée, vous avez besoin de connaître vos moments de productivité. Cela vous empêchera de vous endormir pendant les tâches qui demandent le plus de concentration et de gâcher toute votre efficacité. Ça serait dommage.

Êtes-vous plutôt du soir ou du matin ? Ou même de l’après-midi ? Voici deux manières de connaître ce que l’on peut appeler votre chronotype :

La première méthode vient du livre Le bon moment de Daniel Pink et consiste à déterminer le milieu de votre nuit :

Si vous avez l’habitude de vous coucher à 22h et de vous lever à 6h lorsque vous êtes en vacances, alors le milieu de votre nuit est 2h du matin. Si vous préférez aller dormir à 1h et roupiller jusque 9h, alors votre milieu de nuit est 5h.

L’idée est que, si le milieu de votre nuit est avant 3h du matin, alors vous êtes ce que l’on appelle une alouette (une personne du matin). Si votre milieu de nuit est après 3h, vous êtes plutôt un hibou (donc une personne du soir).

La deuxième méthode est de faire le test du chronotype animal. Ce test vous dira si vous êtes :

• Un dauphin : toujours en forme et n’a pas besoin d’énormément de sommeil,
• Un lion : qui se lève tôt et qui est très efficace dès le matin, mais à qui il ne faut pas trop en demander le soir,
• Un ours : qui suit les rythmes du soleil,
• Un loup : qui prend un peu de temps pour démarrer, mais qui est très productif en fin de journée et le soir.

Lorsque vous avez identifié à quel(s) moment(s) de la journée vous êtes le/la plus productif(ve), vous pourrez organiser votre journée de manière optimale.

3. Définissez vos blocs de temps

Il est maintenant temps de passer aux choses sérieuses : la création des blocs ! 🥳

L’idée est plutôt simple : quelles tâches avez-vous à réaliser et combien de temps vous faut-il pour les terminer ?

Pour déterminer quelles tâches sont prioritaires, vous pouvez vous servir de la méthode Eisenhower :

• Quelles tâches sont à la fois urgentes et importantes ? Comme répondre à des mails de clients ou terminer cet article dont la deadline est demain matin, par exemple.
• Quelles tâches sont urgentes, mais pas très importantes pour votre business ? Comme tondre la pelouse ou faire les courses.
• Quelles tâches sont importantes, mais pas très urgentes ? Comme l’élaboration d’un super projet qui a l’air passionnant et qui peut faire grandir votre entreprise.
• Quelles tâches sont ni importantes, ni urgentes ? Comme scroller sur les réseaux sociaux.

Vos tâches prioritaires sont évidemment les tâches importantes et urgentes ! Les tâches qui sont urgentes, mais pas très importantes, essayez de les déléguer : vous vous achetez du temps pour vous occuper de ce qui a plus de sens pour vous. 😉

Les autres types de tâches constitueront des blocs à part.

Pour savoir combien de temps il vous faut pour réaliser vos tâches, utilisez la loi de Parkinson : une tâche prendra le temps que vous vous donnez pour la réaliser.

Cela veut dire que, si vous vous donnez 2h pour terminer votre article sur l’élevage de coccinelles, il vous faudra 2h pour le terminer. Évitez tout de même de créer des blocs de plus de 2h30 : il est difficile de rester concentré si longtemps sur la même tâche.

⚠️ Attention : n’oubliez pas d’aussi préparer des blocs pour vos pauses et loisirs ! Le but n’est pas de se noyer dans le travail.

4. Placez vos blocs de temps

Enfin, il s’agit maintenant de placer vos blocs dans votre emploi du temps. Voici l’ordre dans lequel vous avez intérêt à les placer pour optimiser votre journée :

Commencez par placer les blocs pour lesquels vous n’avez pas le choix : si vous avez des rendez-vous et réunions qui sont déjà programmées, alors placez-les dans les endroits prévus. Vous organiserez votre planning autour de ces activités.

Ensuite, placez les tâches prioritaires (celles qui sont urgentes et importantes). Idéalement, placez-les aux moments où vous êtes au top de votre forme et de votre productivité.

En troisième lieu, placez les tâches récurrentes, celles qui vous demandent peu de concentration, mais qui sont tout de même relativement importantes, aux moments où vous êtes moins en forme. Cela peut être répondre aux messages de vos collègues, par exemple.

Placez ensuite les blocs de pause et de loisirs. Vous avez envie de réduire ces blocs au maximum pour être encore plus productif(ve) ? Mauvaise idée ! Ces blocs sont nécessaires pour avoir une vie en dehors du travail… vous vous remercierez plus tard.

Pour finir, réservez un bloc pour les imprévus. Vous ne pouvez pas prévoir tout ce qui va arriver pendant la journée. Ce bloc vous permettra de ne pas paniquer face aux imprévus, car vous saurez que vous avez déjà prévu un moment pour vous en occuper.

La fin de la journée arrive et vous n’avez pas eu d’imprévu ? Tant mieux ! Vous pouvez en profiter pour rattrapper le temps que vous avez éventuellement perdu ou pour profiter d’une petite heure de détente supplémentaire. 😎

Voici un exemple d’emploi du temps basé sur le Time Blocking :

Quel est le danger du Time Blocking ?

Le danger principal du Time Blocking est qu’au lieu de vous empêcher de procrastiner, il risque de vous pousser à procrastiner encore plus ! Pourquoi ?

Si vous passez 1h30 tous les matins à planifier votre journée, à colorier vos blocs avec vos plus jolies couleurs en soulignant les tâches avec des paillettes… vous êtes en train de procrastiner.

Planifier ses tâches à outrance est une forme de procrastination, pas une manière d’être productif(ve). Investissez donc un petit peu de temps pour préparer votre calendrier, et contentez-vous d’apporter des modifications rapides si besoin.

Rappelez-vous que planifier vos tâches ne vous rapproche pas beaucoup de vos objectifs. FAIRE vos tâches est la seule manière d’avancer.

Conclusion

Le Time Blocking est donc une excellente manière d’éviter de vous laisser envahir et submerger par les distractions et imprévus.

Lorsque vous avez identifié les tâches à réaliser et déterminé lesquelles sont prioritaires, vous pouvez décider du temps que vous vous accordez pour les réaliser.

Placez vos blocs de temps dans votre calendrier en fonction de votre chronotype et vous verrez une réelle différence dans votre productivité ! 💪

N’oubliez pas que, peu importe le nombre de tableaux d’organisation et de to-do lists que vous réalisez et le nombre de livres sur la productivité que vous lisez, la seule manière d’atteindre vos objectifs est de passer à l’action et de vous mettre au travail.

Mathilde Nootebos

Rédactrice web

Je m’appelle Mathilde et mon job est d’embellir votre journée avec des articles sur le développement personnel. Auteure d’un blog sur les relations amoureuses, et passionnée de développement personnel depuis plusieurs années, je me fais un plaisir de parcourir ce vaste domaine pour écrire les meilleurs articles possible.